現況:週の枠が、リセットから2日で空になった
ラポルタでは、日々の業務を手伝うAI秘書の裏側で、複数のAIを役割分担させて動かしています。その中心にいるのが、受付と判断を担う「司令塔」役のAIです。
2026年10月5日(月)の夜、この司令塔役が使っている週の利用枠が上限に達しました。枠が戻ったのは土曜日だったので、使い切るまで2日もかかっていません。そして上限に達してから約2時間、社長から届いていた確認や指示に、秘書は返事ができませんでした。
原因は、司令塔役が受付だけでなく、PDFの読解、数字の転記、書類の下書きといった実作業まで自分で抱えていたことでした。1件ごとの読み込み量が多く、高価なAIでそれをやれば、枠は一気に減ります。
対応:司令塔の仕事を5つに絞った
そこで決めたのは、司令塔役がやってよいことを次の5つだけにすることです。
- チャットの受付と短い返信
- 添付ファイルの保存と置き場所の確認
- 実作業を担当する係の起動
- 係の報告を短くまとめて伝えること
- メールやカレンダーの1操作
これ以外の、読解・転記・調査・比較表づくり・書類や記事の下書きは、例外なく係へ渡します。目安は「30秒を超える、3手を超える、成果物が出る」作業は渡す、です。
係の側は、安く回せる経路を優先します。実装や定型の作業は、別課金で使える安いAI(OpenCode Go)の係へ。枠に余裕があるときはCodexの係も使います。そして成果物は、作った係とは別のAIが検収を通すまで「完了」と言わないことにしました。作った本人が「できました」と言うだけでは、見落としに気づけないからです。
結果:夜のあいだにCodexの係が16便を終え、司令塔は受付と指示だけで回った
この方針に切り替えた夜、実作業はCodexの係に渡しました。記録を数え直すと、投入は18便で、そのうち16便が正常に終わりました。15便は道具の変更を記録(コミット)するところまで進み、残る1便は外部の道具の試験評価で、結論を記録に残しています。残りの2便は、振り分けの安全装置で作業に入る前に止まり、同じ作業を出し直しています。中身は、コミットの前に構文の誤りを止める仕組みや、別のAIへ出す検収依頼に証拠を自動で添える仕組みなど、大半は社内の道具の修理や改良です。
同じ夜、品番表から仕入先向けの見積依頼書(単価と納期を書いてもらう用紙)も、司令塔ではなく係が作りました。
この夜の司令塔は、受付と係の起動、報告の転記だけを担当する決まりにしました。ただし、この決まりで枠がどれだけ節約できたかは、この記事を書いた時点では数字で比べられていません。
学びは3つです。
- 司令塔のAIは、高価なので、作業ではなく判断と受付に使う
- 枠が切れる前提で、実作業は最初から安い係に分けておく
- 作る係と確かめる係を、別のAIにする
なお、Codexの係にも枠があり、切れることがあります。その場合は別の係へ回せるよう、渡し先を複数用意しておきます。
AI秘書を「万能の1人」にするより、受付・実作業・検収を分けたチームとして動かすほうが、止まりにくく、安く済みます。
ラポ秘書に、日々の業務を任せてみませんか ラポルタのAI秘書「ラポ秘書」は、お客様対応の見落とし防止や書類づくりを、役割分担したAIで支えています。導入のご相談は無料です。