現況:忙しいほど返信は埋もれる
問い合わせは電話・チャット・LINEなど複数の経路から届きます。現場対応や打ち合わせが立て込んでいる日は、後で返そうと思ったメッセージがそのまま流れて見えなくなり、気づいた時には1日以上経っていた、ということが起きます。厄介なのは、催促が来ない限り本人は「対応済み」のつもりでいる点です。急ぎでない連絡ほど、後回しにされたまま存在を忘れられ、対応漏れとして残ります。
複数の案件を並行して回していると、こうした対応漏れが必ず起きます。ラポルタでは、この取りこぼしをAI秘書の機械的な棚卸しで見つける仕組みを運用しています。今回、実際に見つかった2件を例に、現況・対応・結果の順で紹介します。
対応:AI秘書に「未返信の棚卸し」を任せる
そこで、すべてのやり取りをAI秘書が定期的に見直し、最後の連絡から一定時間が経っても返信していないものを機械的に洗い出す仕組みにしました。人が「今日は誰に返していないか」を思い出す作業ではなく、AI秘書が時間経過だけを基準に淡々とリストアップします。見つかった候補は担当者へその場で提示し、内容を確認したうえで返信するかどうかを判断します。判断そのものは人に残し、探す手間だけをAI秘書に渡す形です。
結果:29時間と36時間の放置を機械的に発見
直近の棚卸しでは、取引先からの仕様変更の依頼が29時間、別の取引先からの経費確認の質問が36時間、それぞれ返信されないまま残っているのを発見しました。どちらも「急ぎではない」内容だったため、目視の確認漏れとして埋もれていた対応漏れです。発見後はその場で内容を確認し、当日中に返信を送って解消しました。件数だけ見れば小さな2件ですが、これが顧客からの再連絡や不信につながる前に見つけられるかどうかは、機械的に時間で区切って洗い出す仕組みがあるかどうかで決まります。
まとめ:探す作業を仕組みに渡す
返信漏れは、注意力の問題ではなく「気づく手段があるかどうか」の問題です。人が思い出す代わりに、AI秘書が経過時間で機械的に洗い出す仕組みを持つだけで、忙しい日でも対応漏れを当日中に拾えるようになります。
顧客対応の取りこぼしをAI秘書に確認させる
ラポ秘書サービスでは、複数の連絡経路をまたいだやり取りを整理し、返信が止まっているものを機械的に洗い出します。判断は人に残したまま、探す手間だけを任せられます。
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※内容は社内運用記録に基づいています。顧客名・案件名・現場情報は掲載していません。