現況:「経路は3つあるはず」が思い込みだった
うちには、コーポレートサイトと、自社で開発している業務用サービスの両方に、お客様からの問い合わせを受け付けるフォームがあります。設計上は、フォームが送信されると①社内チャットへの通知②担当者宛てのメール③管理画面上の受信箱への記録、という3つの経路で確実に届く想定でした。
ところが朝のうちにAI秘書へ点検を頼んだところ、片方のフォームでメール経路が実際には設定されておらず、機能していたのは通知経路だけという状態が見つかりました。通知が来ていたので誰も異常に気づいていませんでしたが、通知を見落とした場合の「保険」であるはずのメールと受信箱の記録が、実質的に無かったということです。
対応:2つのサービスを同時に、朝のうちに直す
見つかった時点で後回しにせず、その日の午前中に両方の問い合わせフォームを一つずつ確認しました。具体的には次の3点です。
- 通知経路(社内チャットへの即時通知)が実際に届くかを、テスト送信で確認する
- メール経路の送信設定(送信元・宛先・APIキーなどの環境設定)が本番環境に正しく反映されているかを確認する
- 受信箱(管理画面側の記録)にテスト送信の内容が残るかを確認する
一方のサービスでは通知経路だけが生きていて、メール経路の設定値が本番環境に反映されていないことが分かりました。もう一方のコーポレートサイトでは3経路とも生きていましたが、念のため同じ手順でテスト送信し、実際に3経路とも届くことを確認しています。欠けていた経路については、その場で設定を直し、直後に再度テスト送信して3経路とも揃ったことを確認してから完了としました。
結果:「届いているはず」を朝一の点検で仕組みにする
この点検により、片方のサービスは長らく通知経路1本に頼った、想定より心もとない状態で運用されていたことが分かりました。もし通知経路自体に不具合が起きていたら、問い合わせが来ても誰も気づけず、そのままお客様への返信が遅れたり、機会損失につながっていたはずです。
これを踏まえて、問い合わせフォームを持つサービスについては、3経路すべてが機能しているかを朝のうちに点検する運用を定着させました。1経路が生きているからといって全体が正常とは限らない、という前提に立ち、経路ごとに個別に確認することを習慣にしています。
お客様からの問い合わせを取りこぼさないことは、見た目以上に地味な積み重ねの上に成り立っています。AI秘書には、こうした裏方の点検も日々の業務として任せています。
お問い合わせの経路、ちゃんと全部届いていますか
ラポ秘書サービスでは、Webサイトやサービスの問い合わせフォームについて、通知・メール・記録の経路が実際に機能しているかの点検から一緒に見直します。気づかないうちの機会損失を防ぐお手伝いをします。
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