現況:比較サイトの新着案件は「早さ」が命
うちラポルタでは、リフォーム・内装工事の案件募集サイト(いわゆる比較サイト)から新規の問い合わせが日々届きます。この手のサイトは早い者勝ちの側面が強く、新着案件が出てから応募までの時間が長いほど、他社に先を越されて枠が埋まってしまいます。かといって、届いた案件を全部即応募すればいいわけでもありません。工事内容・エリア・規模・期限を見て、うちが本当に対応できる案件かどうかを見極める必要があります。この「見極め」を人が毎回一件ずつやると、他の仕事の合間を縫うことになり、どうしても数時間単位で遅れが出ていました。
対応:AI秘書が新着を拾い、10分で判断材料を揃える
今回は、新着案件が2件同時に届いたケースです。AI秘書がまず行ったのは、案件台帳(過去の応募実績を管理しているリスト)と新着メールの照合でした。実測では、案件の管理件数が282件から284件に増えたところで新着を検知しています。
次に、案件本文から工事の種別・エリア・規模・応募期限を抽出しました。1件はマンション・アパート向けのリフォーム案件、もう1件は店舗の内装工事案件で、規模は約73平米、どちらも応募期限は約3週間後でした。ここで重要なのは、AI秘書は「応募する・しない」を自分で決めなかったことです。判断材料(工事内容・規模・期限・参加条件の有無)を整理したうえで、社長宛てのチャンネルに1件1通の形でGO提案として提示し、応募の実行そのものは人の承認を待つ形にしています。
この一連の作業(新着検知→本文の読み込み→台帳照合→判断材料の整理→提案文の作成)にかかった時間は、実測で約10分でした。以前は人が気づいてから対応するまでに数時間かかっていた工程です。なお、提案に対して当日中に返答がない場合は、AI秘書が翌朝に同じ案件を再度リストアップして知らせる仕組みも合わせて動かしています。言った・言わないを機械的に防ぐための工夫です。
結果:「応募していいか」ではなく「応募材料が揃っているか」を先に片付ける
この一件でわかったのは、営業の一次対応で時間を食っているのは「判断」そのものよりも、「判断に必要な材料を集めて整理する」作業の方が大きいということでした。AI秘書に任せているのは後者で、最終的な応募の可否判断は今も人が行っています。この線引きのおかげで、案件を取りこぼすリスクを減らしながら、無関係な案件に人の時間を使わずに済んでいます。
比較サイトのような「早さがそのまま機会損失に直結する」業務は、他の業種でも意外と多いのではないでしょうか。届いた情報を人より先に読み、判断材料をその場で整えておく。これだけでも、一次対応の速度は体感で大きく変わります。
一次対応の「読む・整理する・提案する」もAI秘書に任せてみませんか
ラポ秘書サービスでは、届いた情報を読み込んで判断材料を整理し、最終判断は必ず人に委ねる形の一次対応フローを、業種を問わず一緒に設計します。まずは今の対応スピードで困っていることをお聞かせください。