止まっている問い合わせを「記録」から洗い出した

うちは内装工事の会社で、問い合わせはLINEとメールで受けています。見積を出したあとの返事待ちや、こちらの返信が遅れている分は、気づかないうちに積み上がりがちです。

ある夜、AI秘書(ラポ秘書)に「最後のやりとりから2日以上止まっている問い合わせ」を洗い出してもらいました。条件は一つです。記憶や印象ではなく、受信と送信の記録、送信ログ、見積の台帳、約束の台帳といった実際の記録だけで判定すること。

対象にした問い合わせのうち、10件が該当しました。

一番長いものは、数か月止まっていました。正直、こうして並べて見るときついです。

報告の最初に「確認できなかったこと」が並んでいた

今回の報告で一番よかったのは、結果より先に「できていない点」が並んでいたことです。

これがないと「未返信4件」という数字が一人歩きします。実際には、もう返している案件が混ざっているかもしれません。見えない範囲を先に書いてもらえれば、人間は、記録の外で返したかもしれない5件(うちの返信で止まっている4件と、確かめられない1件)を自分のスマホで見直すだけで済みます。

もう一つ決めていたのは、外には何も送らないことです。今回、AI秘書がやったのは記録を読むこと、返信の下書きを作ること、社内向けの概算を出すことだけでした。お客様へのLINEやメールは1通も送っていませんし、データベースにも書き込んでいません。下書きを送るかどうかは社長が決めます。

10件を一覧にすると、やることがはっきり分かれました。

うち待ちの4件は、返信案と次に聞くこと(現地調査の日程、工事の内容やご希望の時期など)を付けて社長の確認に回します。なかには、返信より先にこちらで中身を整理する必要がある案件もありました。

先方待ちの5件は、短い確認の一言で十分なものがほとんどです。ただ1件は、送った見積を社内でもう一度確かめてから連絡したい案件でした。追いかける前に自分たちの宿題を片付ける、という順番です。

「追客しなきゃ」と思うだけでは手が動きません。記録で止まっている場所を特定し、確認できない範囲を明記し、下書きまで用意しておく。そこまで済めば、人間は判断して送るだけです。

問い合わせの返信漏れ、記録から一緒に洗い出しませんか

ラポ秘書は、LINEやメールのやりとりから止まっている案件を見つけ、返信の下書きまで用意します。送るかどうかは必ずあなたが決めます。

ラポ秘書に無料で相談する

📞無料相談はこちら: 03-6876-7749 LINEでのご相談: https://line.me/R/ti/p/@488bnqbu(LINE ID @488bnqbu)

内装工事の対応範囲はサービスページ、ご相談の流れはお問い合わせフォームもご覧ください。

※内容は社内運用記録に基づいています。顧客名・案件名・現場情報は掲載していません。