内装工事の現場では、壁を開けたら下地が傷んでいた、床をめくったら下地補修が必要だった、といった追加工事が珍しくありません。多くの場合、現場でお客様に状況を見せて口頭で「これはやった方がいいですよね」と確認を取り、そのまま作業を進めます。ラポルタでは、この口頭確認の場面を、写真と一言をAI秘書に送ることでその場の書面記録に変える運用にしています。
現況:口頭確認だけでは記録が残らなかった
追加工事は、現場を開けてみないと分からないことが多いため、その場での即断が必要になります。従来は、現場監督がお客様や担当者に電話や対面で状況を説明し、「やりましょう」という了解を口頭で得て作業を進めていました。
この方法自体は現場の判断としては妥当なのですが、後になって「そんな話は聞いていない」「金額まで合意した覚えはない」という行き違いが起きることがありました。口頭でのやり取りは記憶に頼るため、状況が落ち着いた後に確認しようとしても、何を・いつ・どんな条件で合意したかが曖昧になりがちです。
提案:現場で写真と一言をAI秘書に送るだけにする
そこで、追加工事が発生した瞬間に、現場監督が傷んだ箇所の写真と「これはこういう理由で追加になります」という一言をAI秘書に送る運用にしました。
送る内容は最小限です。状況が分かる写真を1〜2枚、追加が必要な理由、対応する場合のおおよその作業内容をその場で一言添えるだけです。AI秘書はこれを受け取り、日時・写真・追加理由・想定作業を整理した記録として残し、あわせてお客様側にも同じ内容を分かりやすい形で共有します。
金額の最終確定はこの時点では行いません。あくまで「何が起きて、何を追加すると伝えたか」をその場で記録に残すことが目的で、正式な金額は後日の見積書で確定させる二段構えです。この記録があることで、後から「言った言わない」になる余地自体をなくしています。
結果:追加工事のトラブル相談がほぼなくなった
この運用に変えてから、現場で状況写真とひとことを送ってから記録が整うまでは実測で数分です。以前は追加工事の経緯を後日まとめて説明資料にする作業が発生していましたが、その手間がほぼなくなりました。
何より変わったのは、追加工事の金額や範囲について後日お客様からの問い合わせが来た際に、現場で残した記録をそのまま示せるようになったことです。記憶をたどって説明する必要がなくなり、双方にとって確認の手間が減りました。
数字で見る変化
- 追加工事の記録が残るタイミング:後日まとめて資料化 → 現場での一言投稿からその場で記録
- 記録にかかる時間:現場監督が別途資料を作成 → 写真送付から数分で整理完了
- 副次効果:追加工事の経緯をめぐる後日の問い合わせ対応がほぼ不要に
まとめ
追加工事は現場での即断が必要な分、記録が後回しになりやすい場面です。写真と一言をAI秘書に送るだけでその場の記録として残す仕組みにしたことで、現場監督の手間を増やさずに「言った言わない」を防げるようになりました。
追加工事のたびに認識のズレが心配な方は、まずは現場での一言記録から始めてみてください。
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