内装工事の現場監督にとって、日報作成は毎日必ず発生する事務作業です。現場が終わってから写真を整理し、進捗状況を文章にまとめ、天気や人工(にんく)を記録する——この作業を1日の終わりにまとめてやろうとすると、疲れた身体には地味に重い負担になります。ラポルタでは、この日報作成をAI秘書に任せる運用に切り替えました。
現況:現場が終わってからの事務作業が重い
これまでの日報作成は、現場監督が撮った写真をパソコンに取り込み、進捗を思い出しながら文章化し、当日の天気を調べ、作業員の人工を数えて記入する、という流れでした。1件あたり15〜20分程度かかっていましたが、複数現場を掛け持ちしていると、この作業が夜にまとめて発生し、後回しになりがちでした。
日報が翌日以降にずれ込むと、当日の細かい状況(仕上げの色合わせで手間取った、追加の下地補修が発生した、など)を正確に思い出せず、記録の精度が下がるという問題もありました。
提案:Discordに指示するだけで日報PDFが自動生成される
そこで、現場監督が現場でDiscordに指示と写真を送るだけで、その日の会話・写真・天気・人工から日報PDFを自動生成する仕組みを用意しました。テキストでの指示だけでなく、音声メッセージでの入力にも対応しています。
流れはシンプルです。現場監督は施工の合間に「今日の作業内容はこれ」「この部分が完了した」と一言添えて写真をDiscordに投稿します。AI秘書がその日の投稿をまとめて読み取り、進捗を分類し、天気情報と人工を突き合わせて、日報の体裁に整えます。現場監督が文章を書く作業は発生しません。
写真の分類も自動化しています。「解体」「下地」「仕上げ」といった工程ごとに写真を振り分け、異常が疑われるカット(想定と違う下地の状態など)があれば別枠で示すため、現場監督は生成された日報を確認して過不足を直すだけで完了します。
結果:当日中に日報が完成するようになった
この仕組みを導入してから、現場が終わった時点でその日の日報がほぼ完成した状態になっています。以前は夜にまとめて15〜20分かけていた作業が、現場での一言投稿の積み重ねに置き換わり、事務作業として意識する時間はほぼゼロになりました。
当日中に日報が仕上がることで、翌朝には前日の進捗を正確な状態で確認でき、次工程の段取りもその日の朝に判断しやすくなりました。記録が後回しにならないため、追加変更が発生した経緯も記憶が新しいうちに残せています。
数字で見る変化
- 日報作成にかかる時間:現場終了後にまとめて15〜20分 → 現場での一言投稿の積み重ねでほぼゼロ
- 日報の完成タイミング:翌日以降にずれ込むことがあった → 当日中に完成
- 写真の整理:現場監督が手作業で工程別に仕分け → 工程ごとに自動分類
まとめ
日報作成は毎日発生する事務作業だからこそ、負担を減らせれば現場監督の時間を施工そのものに戻せます。Discordに指示と写真を送るだけで日報PDFが自動生成される仕組みにしたことで、当日中に記録が完成し、精度も上がりました。
複数現場を掛け持ちしていて日報作成が後回しになりがちな方は、まずは現場での一言投稿から試してみてください。
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