内装工事の見積依頼は、現場や打ち合わせの合間を縫って対応することが多く、返信が翌日以降にずれ込みがちです。ラポルタでも以前はそうでした。この記事では、見積依頼への一次返信をAI秘書に任せることで、当日中の返信を当たり前にした仕組みを、現況・提案・結果の順で紹介します。
現況:返信が翌日以降になっていた理由
見積依頼は、電話・問い合わせフォーム・チャットなど複数の経路から届きます。届いた内容を確認し、図面や要望を整理し、過去の類似案件を思い出しながら概算を組み立てる作業は、現場から戻ってからでないと着手できませんでした。結果として、依頼から返信までに1〜2日かかることが珍しくなく、その間に他社へ話が流れてしまうこともありました。
少人数で現場と見積を兼務している会社では、「早く返したい」より先に「今日は現場が動けない」が優先されるのは自然なことです。ただし、依頼した側からすれば、返信の早さがそのまま信頼の目安になります。
提案:一次返信の下書きをAI秘書に任せる
そこで、見積依頼が届いた時点で、AI秘書が内容を読み取り、概算のたたき台を作るところまでを先にやってしまう仕組みにしました。
依頼内容(図面・写真・要望文)をチャットに投げると、AI秘書が過去の類似案件の単価を参照しながら、工事項目ごとの概算とざっくりした金額レンジを下書きします。担当者がすることは、現場から戻った隙間時間に下書きを見て、数字のズレや現場特有の条件を直し、送信するだけです。ゼロから積算する作業と、できあがった下書きを確認する作業では、かかる時間がまったく違います。
結果:依頼から返信までが当日中に収まるようになった
この仕組みに変えてから、午前中に届いた依頼であれば、その日の夕方までに一次返信を返せるようになりました。担当者が下書きの確認と修正にかける時間は、案件の複雑さにもよりますが、実測でおおむね10〜20分程度です。ゼロから見積を組んでいた頃の作業時間と比べると、大幅に短くなりました。
もちろん、正式な見積書は現地調査を経てから確定させる必要があります。ここで返しているのはあくまで概算のたたき台ですが、「今日中に何かしらの反応がある」というだけで、依頼した側の印象は大きく変わります。返信が早い会社は、それだけで比較検討の土俵に残りやすくなります。
数字で見る変化
- 一次返信までの時間:平均1〜2日 → 依頼当日中
- 担当者の確認・修正にかかる時間:案件あたり10〜20分程度
- ゼロから積算していた頃と比べた作業時間:体感で半分以下
数字だけを見ると小さな改善に見えるかもしれませんが、「その日のうちに返信が来る」という体験そのものが、少人数の内装会社にとっては大きな差別化になっています。
まとめ
見積対応を速くする、というと大がかりな仕組みを想像しがちですが、実際にやったことは「下書きを先に作らせて、確認と修正だけを人がやる」という役割分担の見直しです。ゼロから作る手間をなくすだけで、返信のスピードは大きく変わります。
見積対応の遅れに悩んでいる内装・建設会社の方は、一次返信の下書きだけでも仕組み化してみると、体感できる変化があるはずです。
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