内装工事の現場では、材料の買い足しや駐車代など、細かな経費が絶えず発生します。レシートを財布や車内に溜め込み、月末にまとめて入力する担当者も多いでしょう。経理担当を専任で置いていない会社では、この入力作業を社長や現場責任者が現場の合間にこなすことになり、後回しにされがちです。ラポルタでは、この工程をAI秘書に任せる仕組みを試しています。
結論：写真を貼るだけで、仕訳の下書きまで終わる
社員が経費を使ったら、レシートをスマホで撮り、社内のやり取りに使っているチャットへ貼るだけです。AI秘書が画像を読み取り、日付、金額、支払先を拾い出し、勘定科目の候補を判定して会計ソフトに仕訳の下書きを登録します。担当者がすることは、月末に一覧を見て承認するだけです。
ある月は、現場の材料費や交通費など合わせて18枚の領収書が集まりましたが、内容を確認して締める作業にかかった時間は15分程度でした。写真を貼る手間以外、社員側の作業はほぼありません。
なぜチャットに貼るだけにしたか
社員には、経費精算のためだけに新しいアプリを覚えてもらいたくありませんでした。現場からの連絡や写真共有には、すでに社内のチャットを日常的に使っています。その同じ場所に領収書を貼るだけにすれば、覚えることは増えません。専用アプリへのログインや、レシートのスキャン用機材も不要です。スマホのカメラで撮って貼る、という1手順に絞ったことで、忙しい現場でも続けやすくなりました。
科目判定は全自動にしない
レシートの文字は、感熱紙の劣化や斜め撮影でかすれることがあります。金額や支払先が読み取りにくい場合、AI秘書は科目を無理に決めず、登録を保留にして担当者に確認を求めます。消耗品と交通費が混ざった領収書のように、複数の科目にまたがる支払いも、判定に自信が持てないときは同様に確認へ回します。
全自動をうたわず、判断に迷うものだけ人に戻す設計にしたのは、誤った科目で登録されると、後から気づきにくいためです。件数が少ないうちは目視でも見つけられますが、現場が増えるほど見落としのリスクも増えます。確認を挟む分だけ、登録の精度を保てます。判定に自信があるかどうかを見分けること自体も、経験を積むほど精度が上がっていく部分です。
月末精算は「確認するだけ」に変わる
月末には、その月に自動登録された仕訳と、確認待ちのまま残っている項目が一覧で出てきます。担当者は、確認待ちの項目だけを見て、科目を直すか承認するかを判断します。レシートを1枚ずつ手で入力し直す作業がなくなり、精算にかかる時間は目に見えて減りました。
領収書を溜め込んで月末に慌てる、科目を間違えて後から仕訳を直す、といった負担は、写真を貼るタイミングを月初から続けるほど小さくなります。溜めるほど確認は面倒になり、こまめに貼るほど1回あたりの手間は減るという、単純な仕組みです。
経理だけでなく、見積や現場管理にも広がる仕組み
この仕組みの核は、写真や文章から必要な情報を読み取り、判定に自信がないものだけ人に戻す、という考え方です。同じ考え方は、見積書の作成や現場写真からの進捗確認にも応用できます。ラポ秘書は、領収書の読み取りだけでなく、見積依頼や現場管理の相談にも対応しています。
領収書1枚から始められる小さな仕組みですが、月末にまとめて慌てる時間をなくしたい方は、まず経費精算から試してみてください。
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