現況:本体は「受付・判断・短い返信」に絞る
AI秘書に仕事を任せる範囲が広がってくると、頭脳役(司令塔)自身がすべての作業を抱え込んでしまいがちです。うちでは逆に、司令塔役は連絡の受付・判断・短い返信だけに絞り、実際の調査や実装は担当ごとに振り分ける形にしています。1日の記録を振り返ると、票(タスク単位)として約25件を消化し、記事は5本、SNS投稿は5本という配分でした。司令塔本体が長文を書く場面はほとんどなく、判断と短い指示に時間を使っています。
対応:止まった場面と、止められた場面
この日、実際に効いた運用が2つありました。
1つ目は、実装作業を進めていた担当が、同じ処理を2つの経路から同時に受け付けてしまう(二重取り)状態に気づかずそのまま本番へ進めようとした場面です。ここで確認役が「同じ処理が2箇所から並行して走る条件になっている」と指摘し、差し戻しました。担当を分けて確認させていなければ、そのまま二重処理が本番で発生していたはずです。
2つ目は、司令塔自身の誤診です。あるツールが反応しないという報告を受け、最初は「ツールが壊れている」と決めつけかけました。しかし実際にログを追うと、原因は別の作業が同じ対象を先に使用中だったというだけで、1時間ほどで訂正できました(この件の詳しい経緯は別記事にまとめています)。報告文の第一印象を信じず、実際のログに立ち返る習慣が効いた場面です。
結果:トークンの使い方と、失敗の扱い方
司令塔本体のやり取りは、できるだけ短く、証拠つきで報告する形に寄せています。数字を書くときは自分で再実測してから出す、というのも徹底しているルールです。長い説明が必要な調査ほど担当側に任せ、司令塔は結論だけを受け取ります。
一方でうまくいかなかった場面もありました。画面を使う作業を複数同時に走らせてしまい、投稿用の作業が画面の取り合いで止まったことがあります。原因は単純で、画面を使う作業は同時に1本までという基本を守れていなかっただけでした。うまくいった話だけでなく、こうした詰まりも記録に残すようにしています。
まとめ:賢さより、役割と検証の型
1日の記録を振り返ると、効いていたのは頭脳モデルの性能そのものよりも、①受付・判断だけに本体を絞る、②実装と確認を別担当にする、③自分の誤診を実測で早めに訂正する、④短く証拠つきで報告する、⑤失敗も隠さず記録する、という型でした。中小企業がAI秘書を業務に取り入れるときも、この5つのうちどれか1つでも運用に組み込めると、事故や手戻りをかなり減らせると感じています。
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