現況:「催促待ち」の連絡は誰も追わない
見積を送った後、相手から返事が来ないまま日数だけが経っていく連絡があります。急かすのも気が引けるし、こちらから催促するほどの案件でもない、と思っているうちに5日、10日と経ってしまう。こうした「相手待ち」の連絡は、催促が来ない限りこちらから動くきっかけがなく、いちばん忘れられやすい種類の対応漏れです。日々の新しい問い合わせに気を取られていると、なおさら後回しになります。
複数の案件を並行して抱えていると、この手の「止まったまま」の連絡が常に何本か発生します。以前の記事(顧客への返信漏れをAIが先に見つけた話)では、届いた直後に見落としていた連絡を扱いましたが、今回のテーマは毛色が違います。もっと長く、5日以上動きが止まっている連絡を対象にした仕組みです。
対応:5日ルールで棚卸しし、追い文面まで用意させる
そこで、すべてのやり取りの最終更新日を毎日AI秘書に確認させ、5日以上動きが止まっているものを一覧で洗い出す運用にしました。ポイントは、洗い出すだけで終わらせない点です。AI秘書には追いメッセージの文面まで下書きさせ、こちらが内容を確認して承認したものだけを送る形にしています。文面を一から考える手間をなくし、判断だけに集中できるようにするのが狙いです。
もう1つ気をつけているのは、追いかける前に必ず最新のやり取りを読み直させることです。すでにこちらから連絡済みの内容にもう一度催促を送ってしまうと、かえって印象が悪くなります。この二重送信を防ぐ確認を挟んだうえで、下書きを提示させています。
結果:滞留案件を毎日の一覧で可視化
この仕組みを回し始めてから、見積送付後に止まっていた案件や、社内の依頼待ちで止まっていた確認事項が、毎日の一覧として目に見える形で残るようになりました。1件ずつは小さな確認漏れでも、積み重なると案件が失注に近づく前触れになります。一覧に出た時点で早めに手を打てるようになったのが、体感として大きな変化です。
まとめ:追いかける仕組みを「毎日」に固定する
止まった連絡を思い出して追いかけるのは、忙しいほど後回しになります。5日という基準を機械的に固定し、毎日AI秘書に棚卸しと下書き作成までやらせることで、「そろそろ連絡した方がいいかも」という判断待ちの時間を減らせます。営業や進行管理を1人で抱えている会社ほど、効果が出やすい仕組みだと感じています。
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ラポ秘書サービスでは、案件ごとのやり取りを毎日棚卸しし、一定期間止まっている連絡を一覧化・追いメッセージの下書きまで用意します。送るかどうかの判断は人に残したまま運用できます。
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※内容は社内運用記録に基づいています。顧客名・案件名・現場情報は掲載していません。